创新是当今社会生产力解放和发展的基础与标志,是中华民族几千年来生生不息、发展壮大的重要动力。同样,创新也是档案事业保持蓬勃生机和持久生命力的力量源泉。结合我院当前实际,就档案创新进行探讨。

1管理理念的创新

当代科学理论的发展趋势,一是各学科不断地交叉并迅速地综合。科学与技术、理论与实践形成共生关系。二是科学已从研究存在转向研究演化和生成。复杂性探索和系统性研究已成为主要课题。档案学的理论也必须依据这一普遍规律,在现有基础上有所突破,尽快建立起严谨的核心理论及其体系,从哲学的高度揭示档案的本质,进行档案定量化研究,加快现代化技术的应用,建立科学的档案方法论等。
管理理念的创新,直接影响了实际工作的创新及工作效果。作为档案工作者,要紧跟时代步伐,既不能死抱着传统不变,也不能丢掉传统而迷失方向。现在档案事业面临的挑战非常紧迫,电子档案的出现,信息技术的应用,新型档案载体的保管等等,都亟待档案工作者去认识、去解决问题,必须有充分的思想准备和技术准备,以新的观念去迎接新的挑战。

2管理制度的创新

任何管理制度都不可能一成不变,随着时代发展,很多新情况、新问题不断出现,一些档案管理制度已经不适应时代的发展,甚至成为前进道路上的障碍。档案工作者不能囿于现状,固步自封,要认真检查长期以来被认为是正确的、不可缺少的做法,检查哪些制度需要进行修改,哪些需要完全推倒重来,哪些需要延伸其范围等等。例如,目前几乎所有医院档案室采用电脑管理情况下,除编制档案目录、专题目录外,是否有必要投入大量精力去编制日常工作中几乎没有用处的卡片检索;在当前信息急剧发展,文件生命周期日益缩短的社会里,是否还要坚持文件满30年才能对外开发的规定;在各科室都可能留有重要价值的文档材料情况下,是否还要将归档对象仅仅局限于一些职能科室……根据实际,我们应从繁重不适应的工作中解脱出来,让更多的精力、人力去完成更多实用性强、高质量的编研工作。在不涉及单位机密、不影响个人隐私前提下,尽量向本单位甚至社会开放更多档案资料,实现更多档案资源的共享,让档案为医院发展服务。将档案管理范围进一步延伸,让更多有重要价值的科室纳入归档视野。

3档案服务的创新

随着信息技术的发展,以数字化、信息化手段在医院的广泛应用,特别是医院收费、统计、病案、检验、影像检查等部门广泛采用计算机及网络管理,极大提高数据准确性、时效性,工作效率得到成倍提高。作为档案管理部门,在信息技术飞速发展的今天,与时俱进成为档案工作者应具备的基本素质,提供优质高效档案信息服务成为档案工作者的方向和重点。这就要求档案工作者必须牢固树立服务意识,改进服务方式,强化服务功能,实现档案服务的创新。档案服务创新可以体现以下几方面:

3.1加强档案征集工作,整合信息资源,构造涵盖医院电子病案、财务数据、收费系统、社区居民健康档案、辅助科室检查数据、影像检查数据库、病案、统计等多部门或者其中数个部门的电子数据库,设置管理权限,在保证数据安全保密前提下实行统一管理、资源共享。并在此基础上构筑一个档案信息查询平台,使档案查询更加便利,并且不受时间、空间限制,实现网络查询、远程查询,变实物档案室为虚拟电子档案室等。

3.2改变以往重管理轻服务的管理模式,把工作重点从档案实体管理转移到档案服务管理上来,让档案管理在医院信息管理、信息服务方面发挥更大作用。

3.3在业务指导方面,变被动接受各科室文件归档为上门指导科室开展指导档案立卷整理业务,按照档案管理“四同步”要求及时跟踪医院重点项目的开展,随时收集档案材料,防止重要资料的丢失。

3.4电子文件管理已成为现代档案管理一个新的课题,也是时代的必然。1999年国家档案局颁布的《电子文件管理暂行办法》,2003年7月28日国家档案局颁布了《电子公文归档管理暂行办法》[第6号]令。2004年8月24日十届全国人大常委会第十一次会议表决通过了电子签名法。推行电子文件归档管理,既丰富档案馆(室)藏,也是构筑医院文件查询中心,保证电子文件安全,实现今后文件网络查询,档案资源共享,医院信息管理现代化的基础。根据相关规定,2003年底,我院开始将反映医院工作活动,具有查考价值的电子文件均列入归档范围,具体包括:历年来医院及职能科室形成的电子文件;各种学术活动的讲义、幻灯、多媒体软件;由医院或医学院参与资助出版的专著;已经结题的计算机教学软件(CAI);各项重要活动项目涉及全部文件;数码录音、录像资料;其他重要的有价值的电子文件等等。

4声像档案管理的创新

声像档案是最能客观、真实记载单位发展历史的档案资料。一张医院外貌的照片,远远胜过再多的文字说明;一段医院大楼落成庆典录像,可以将当时最有意义的镜头永远记录下来……虽然声像档案数量占档案总件数比例较少,但所起档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。声像档案管理创新方面,主要表现在以下几方面:

4.1借助现代数字、信息技术,进一步提高声像档案科学管理水平按照相关技术规范,借助计算机技术实现声像档案数字化处理,成为计算机可以阅读并且在网络中传播的数字信号。在此基础上,构筑涵盖多媒体影像、文本内容的计算机数据库,建设数字化或虚拟的单位档案馆(室),达到资源共享,网络传播远程档案查询,方便管理,延长声像档案寿命多种目的。

4.2声像档案开发利用的创新开展声像档案编研创新,出版专题图片或专题画册。构筑档案网站,进行网上相片、音像展览,借助局域网或广域网进行展示宣传,扩大宣传范围,增加本院员工对声像档案的了解。出版声像档案光盘,网络专题图片展览等等。

5档案宣传的创新

档案宣传是增进单位内部员工、社会公众对档案事业了解,提高档案馆(室)的知名度,增进公众与其亲和力的重要途径,也是让档案馆(室)在单位发挥更大作用的手段之一。档案宣传的创新,除了单位内部宣传方面,还要借助更广泛媒体广为宣传,这其中借助档案网站向公众进行宣传是目前最便捷、最经济的方式,且不受时间、地域的限制,网站的宣传可以打破档案馆(室)以往的神秘面纱,使公众更加深入全面了解档案事业提供了极大便利。